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Wen interessiert es nicht, wie viele Benutzer den fertig erstellten Bericht über die Zeit anschauen? Bis anhin konnten Nutzungszahlen zwar via das O365-Adminportal erhoben werden, dies war jedoch sehr aufwändig und mühsam. Seit kurzem können nun Reportersteller auf einfache Art und Weise diese Angaben direkt im Webportal einsehen. Dieser Beitrag zeigt, wie Ihr die Nutzungsmetriken in Power BI Desktop bearbeiten könnt.

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Aktivieren der Nutzungsmetriken

Wie die Nutzungsmetriken (ein eher sperriges Wort für Nutzungskennzahlen….) im Power BI Service aktiviert werden, zeigt der Beitrag von Microsoft sehr gut auf. Ich verzichte daher auf eine Wiederholung des dort geschriebenen .

Wichtig ist aber zu wissen, dass nur der Ersteller von Reports und Dashboards sowie allfällig berechtigte Benutzer die Nutzungsmetriken einsehen können.

Sobald Ihr einen entsprechenden Report im Power BI Service aktiviert und speichert, erstellt Power BI automatisch das zu Grunde liegende Datenset und speichert es. Der Report enthält die Kennzahlen sowohl für das ausgewählte Dashboard oder den ausgewählten Bericht als auch für alle anderen im entsprechenden Arbeitsbereich erstellten Dashboards und Reports.

Bearbeiten von Berichten

Die von Microsoft zur Verfügung gestellten Berichte sind nicht gerade sehr informativ oder schön. Aber wie gewohnt könnt Ihr den Report bereits in der Weboberfläche bearbeiten und speichern. Was jedoch fehlt ist die Möglichkeit, eigene Measures zu erstellen. Dazu müssen die Rohdaten im Power BI Desktop zuerst zur Verfügung gestellt werden.

Leider steht Euch der einfachste Weg über den Download der PBIX-Kopie nicht zur Verfügung. Der entsprechende Befehl ist grau hinterlegt.

Ihr müsst daher den Umweg über die Datenintegration in Power BI Desktop gehen.

Nutzungsmetriken in Power BI Desktop bearbeiten

In Power BI Desktop navigiert Ihr über Start zum Befehl “Daten abrufen” und wählt dort “Power BI-Dienst”.

Power BI Desktop erstellt eine Live-Verbindung, was Ihr sowohl an der Nachricht unten rechts

als auch an der Tatsache sehen könnt, dass die üblichen Datenbearbeitungspunkte fehlen oder nur begrenzt zur Verfügung stehen.

Wie bei jeder Live-Verbindung ist es jedoch möglich, selber ein Measure zu erstellen. Dadurch erhält Ihr eine gewisse Freiheit für die Erstellung eigener KPI’s. Auch können als Beispiel die Spaltenüberschriften auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden.

Schlussfolgerung

Endlich hat uns Microsoft eine Möglichkeit gegeben, die Nutzung der Reports und Dashboards zu messen. Jedoch ist das Ganze noch nicht ausgereift genug.

1. Die Daten beziehen sich nur auf einen Arbeitsbereich. Sobald eine Unternehmung mehrere Arbeitsbereiche, zum Beispiel zur Sicherung des Datenzugriffs, verwendet, kann kein gesamtheitliches Bild mehr erstellt werden.
2. Die Daten werden nur als Live-Connection zur Verfügung gestellt. Eine Anreicherung mit weiteren Daten, wie zum Beispiel Gruppierung der User nach Team oder Niederlassung, ist so nicht möglich.
3. Die Rohdaten können natürlich auch via die Funktion “In Excel analysieren” zu Pivot-Tabellenreports verarbeitet werden. Aber auch hier sind die vorgenannten Einschränkungen vorhanden.

Es gibt jedoch einen Workaround, welchen ich Euch in einem späteren Blogbeitrag zeigen werde.

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Happy Querying!